一学就会的质量管理体系内部审核全步骤！

审核的有效性不等于体系运行有效性的全部，成功的审核是客观公正地进行审核发现，并有效地利用审核发现不断地改进体系和运行的绩效。

一、有效开展内审的两个条件

1. 你对所审核领域的专业活动是明白的。

2. 你已是一个成熟的审核员(至少不是一个吹毛求疵的人)

说明：第1条，如果对你所审核的活动、过程、产品或服务一无所知，提供再详细的检查表也无法提高审核有效性，因为你除了照着检查表念问题不敢有任何延伸的提问，因此合格的审核员应对即将审核的领域应熟悉了解。

第2条，不吹毛求疵绝不是说审核走过场、差不多就行了的观点。而是要始终坚持“有效性”的审核观念。例如，对于ISO9001的内审，某工位未制定作业指导书，就以此开不符合项就有些牵强。应基于风险的思维继续审核以确认以下问题：①该工序是否简单?②是否是非重要工序?③员工是否清楚如何操作?④该工序是否从未出现过质量问题(可查询制程异常清单等)。

如果以上4个问题的答案均为“是”，则不建议开不符合项。别担心不妥，对于只有1~2个步骤的简单工序，就算编一个文件挂在那里，也不见得能提高什么，而且还会让被审核方认为你是一个过于较真的人。

注：以上“作业指导书”的问题对于IATF16949:2016的内审不适用，因为IATF16949:2016要求为每一个工序制定标准作业指导书，见8.5.1.2。它要求员工不仅会操作，而且要保证每一个员工在该工序的作业都是标准化、一致性的。

但对于使用”已过校准有效期“的量具检验产品是一定要开不符合项的，这就存在将潜在的不合格产品交付给客户的风险。如果抽到的所有量具过期或未校准，那就是严重的不符合项了。

二、审核的第一步你应该先收集

标准的要求;

体系文件的要求;

上次审核中集中的问题点;

管理中的重点和难点;

已知该部曾发生过的管理问题。

三、而后开始相应的策划

过程的顺序;

关键点的关注;

时间的有效分配;

合理的人员配置(独立性和专业性的要求);

审核时机的确定和把握。

四、应该注意的事

策划的结果事先应通知受审核方，不要造成突然袭击;

允许别人作充分的准备;

不要严重干扰别人的正常业务作业，审核时间应可以协商并可调整

五、检查表是重要的，但不一定是详细的

可以帮助你把握节奏，体现你的重点关注;

内容表达可仅是提示性的，详略取决于你的经验;

不能照本宣科，提问应讲究技巧;

内审应可以提前给受审核方审核检查表(受审核方需要时);

检查表应是审核记录的一种。

六、构思检查表的三个要点

日常工作是如何处理的;

当某些非常规的事情出现时/体系是否还工作;

当出现危机时/事物是否仍在控制下。

七、进入现场前内部的充分协商是必要的

目的是沟通审核意图和协调审核步骤;

同时进一步明确审核中的重点关注;

相互提醒审核中应特别注意的事项。

审核员最大的挑战是与人相处;

因而与人打交道得十分小心;

不能让对方反感而导致你审核的失败;

记住：千万不能把审核做成是审查(找麻烦)。

八、记住样本选择的原则

为了达到目标;

密切相关的;

有代表性;

样本量：3<n<12< p="">

九、有效的工作方式

听：聆听、倾听，听你所关心的;

看：敏锐、敏感，丝丝缕缕中看出问题的真相;

查：学会抽样查看，学会证实;

问：不脱离你的主题，询问你所关心的事。

记录：是不可缺少的，尤其是对问题点应予详细的记录。

十、有效的审核顺序

交谈——提问

描述——听取

文件——依据

证明——有效证据

十一、现场审核中导致失败的情况

同仁面前举止过于刻板，让人不自在;

没有以平常心进行有效沟通，以为高人一等;

提问缺乏技巧，让人可用简单的YES或NO回答之;

缺乏自信心，不能涉及别人工作的核心问题;

不能有效用全“听、看、查、问”的审核方法，一味只查资料做记录;

不能用足够的智慧去化解审核中的障碍;

做和事佬去介入别人的事务纷争;

滔滔不绝说教，让人家以为你是一名牧师;

审核组内不能按分工有效协调，各行其是。

十二、高层审核是个难题

职位上本身就高过你，你有一种敬畏的感觉;

知识水平上可能比你高;

看问题的层次和深度可能和你不一样;

但也不排除有低水平、低认识的人。

十三、但它却是关键的一步，需要你

事先做充分的准备;

标准和文件是你的依据;

应该沟通一些管理者感兴趣又不脱离主题的话题;

学会用经济语言，而避免用生硬的名词、术语;

必须让管理者体会到这样的审核对推动体系确实有益;

你需要是会沟通又有一定知识面的人

十四、同级沟通也不轻松

坦诚心打动人，千万别让人感觉来搅浑;

是完善体系，而不是给别人难看，所以应换位思考，体谅别人的难处;

对发现问题应帮助分析原因，根本目的在于挖掉冰山;

以事论事，别扯入人际关系;

失误人人都有，千万不要落井下石，更不可打小报告穿小鞋;

当你犯错时，道歉是必须的;

总之，友好的气氛是成功审核的基础。

十五、与作业层人员沟通应注意

礼貌待人更显需要;

现场中作业人员是忙碌的，应而不宜花很长的时间;

要用听得懂的语言;

不能要求工人背出文件要求;

对操作过程的观察可代替询问工人对文件的理解;

交谈时避免打断说话或反驳，对误解要有耐心;

不能当着工人面前做记录。

十六、现场审核中要有深度

前后左右审核思路应能贯穿;

抽查可以某个产品形成的个案层层展开(从订单-设计-采购-生产-包装-交付-服务);

必须关注产品形成过程中的关键环节，并以足够的专业能力作支持;

法律、法规有规定的应予重点关注;

体系的信心支撑来自于自我完善，这一点各部门均予以强化关注;

对组织内已知的问题点应予以重点审核;

管理中的难点、重点，应有足够的经验去识别和判断;

对发现的冰山一角要有能探究其根基深度、广度的能力。

十七、证实是重要的一环

不能道听途说;

无错声明应进一步确认;

责任范围内的有错声明是证据。

十八、审核发现的形成应抓大放小

不要吹毛求疵，应该懂得持续改进，小事以提醒的方式告之;

要抓住体系中的大缺失，以帮助别人能改进后有所提高;

对重复性发生的小问题，应该当作系统问题提出，这不能因小而放。

十九、审核发现记录和报告

记录应该是可追溯即可重查;

报告不能有数量限制，否则不能对体系做完整判断;

不要害怕让审核机构发现内审的全部，纠正措施才是至关重要的;

形成的报告因得到受审核部门的确认。

二十、不合格报告三要素

标准的要求;

体系文件的要求;

上次审核中集中的问题点;

管理中的重点和难点;

已知该部曾发生过的管理问题。

二一、审核的第一步你应该先收集

二二、不合格报告撰写要求

正确性;

完整性;

清楚;

简洁。

二三、纠正措施内审的根本落脚点

原因分析很重要，根本原因须找到;

分清纠正和纠正措施的区别;

受审方是纠正措施的主导者，但内审员应该是辅导员;

限时检查(验证)是关键。

二四、评价审核能力和绩效很必须

为下次审核提供改进的基础;

促使内审员不断地提高水平练内功;

使受审核方有一个良好的感受，提高对内审的内心赞成度;

体系审核真正做到审核增值。

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